Informationen zu Fachschaftsfinanzen und Beschaffung
Gemäß der Finanzordnung stehen allen Fachschaften Fachschaftsmittel zur Abdeckung der eigenen Ausgaben für satzungsgemäße Aufgaben zu. Diese errechnen sich an den Studiengangsgrößen Eurer Institute und werden dementsprechend jährlich neu festgesetzt. Näheres regelt die Finanzordnung und die Fachschaftsrahmenordnung.
Anordnungswesen
siehe Auszahlungsanordnung.
Auszahlungsanordnung
Auszahlungen müssen angeordnet werden, § 70 LHO M-V iVm. VV Nr. 1 zu §§70 bis 80 LHO M-V, damit sie ausgeführt werden dürfen.
"Die Anordnung ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden", VV Nr. 1.1.1 zu § 70 bis 80 LHO M-V.
An einer Anordnung sind immer mehrere Personen beteiligt, VV Nr. 1.1.2 zu § 70 bis 80 LHO M-V. In der Regel bestätigt eine Person die sachliche und rechnerische Richtigkeit, die zweite Person ordnet an. Anordnungsbefugt ist (theoretisch) jedes gewählte FSR-Mitglied, sinnvollerweise übernimmt der*die Finanzer*in diese Aufgabe gemeinsam mit der*dem Kassenverwalter*in.
Die Auszahlungsanordnungen findet ihr hier.
Folgende Informationen müssen dabei ausgefüllt werden:
- Kostenstelle = Name des Fachschaftsrates
- Titel = Haushaltstitel
- Datum
- Name, Vorname des Zahlungsempfängers
- IBAN des Empfängers
- Zahlungsgrund
- Rechnungsdatum (wenn vorhanden)
- Rechnungsnummer (wenn vorhanden)
- Kundennummer (wenn vorhanden)
Hinweis: Bei der Überweisung werden Rechnungsnummer und/oder Kundennummer angegeben, wenn diese eingetragen wurden. Wenn nichts eingetragen wird, geben wir den Zahlungsgrund an. - Zahlungsgrund, wichtig: der Zahlungsgrund dient in erster Linie der internen Verarbeitung. Dabei ist der Anlass für die Überweisung anzugeben (bspw. Ausgaben Erstiwoche oder Materialien Fachschaftsball). Der Zahlungsgrund muss klar ersichtlich machen, zu welchem Zweck die Zahlung geleistet werden soll.
- Betrag und Fälligkeit (bis wann die Zahlung geleistet werden soll)
- Unterschriften bei rechn. und sachl. Richtigkeit und bei Anordnungsbefug (zwei verschiedene Mitglieder des FSR!)
Die Anordnung ist mit den betreffenden Rechnungen im Original beim AStA einzureichen.
Haushaltsjahr
Das Haushaltsjahr ist derjenige Zeitraum, für den der Haushaltsplan zu erstellen ist. Das Haushaltsjahr der Studierendenschaft und ihrer Fachschaften stimmt mit dem Kalenderjahr überein und erstreckt sich somit vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.
Haushaltsplan
Der kamerale Haushaltsplan ist eine systematisch untergliederte Gegenüberstellung der voraussichtlichen Einnahmen und der Ausgaben eures Fachschaftsrates. Beim Haushaltsplan handelt es sich demnach um eine Prognoserechnung mit Planungsfunktion. Der Haushaltsplan ist in der Kameralistik grundsätzlich in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen, das bedeutet, dass sich Ausgaben und Einnahmen in der Summe decken müssen,
Ein Problem des Haushaltsplans ist, dass er lediglich zahlungsorientierten Charakter (nur Einnahmen und Ausgaben, kein Bestand an Sach- und Vermögensmitteln) hat. Damit ist es streng genommen nicht möglich, Aussagen über die "Generationengerechtigkeit" eures Wirtschaftens zu treffen, also inwiefern zukünftige Fachschaftsräte von eurem Handeln betroffen sind. Auch der Umstand, dass Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen sein müssen, sagt nichts über die Zukunft aus.
Der Haushaltsplan wird für ein Haushaltsjahr aufgestellt.
Tipps zum Vorgehen bei der Haushaltsplanung:
- Planung der Einnahmen, ausgenommen: Titel 359.01 Entnahmen aus allgemeiner Rücklage
Geht bei der Planung am besten zuerst die Einnahmen von oben nach unten durch. Lasst dabei die Entnahme aus der allgemeinen Rücklage außenvor. - Damit ergibt sich eine Summe der Einnahmen
- Plant nun die Ausgaben von oben nach unten durch, ausgenommen: Titel 919.01 Zuführung zur allgemeinen Rücklage
lasst auch hier ersteinmal den Titel mit der Rücklage außenvor. - Nun habt ihr auch die Summe der Ausgaben
- Schaut nun auf den Finanzierungssaldo
- Saldo ist 0,00 EUR. In diesem Fall sind Einnahmen und Ausgaben bereits ausgeglichen. Es muss daher kein Geld der Rücklage entnommen werden und keines zugeführt werden. In die Titel 359.01 und 919.01 könnt ihr darum auch "0" eintragen.
- Saldo ist negativ. Ihr plant, dass ihr mehr Geld ausgeben als einnehmen werdet. In diesem Fall müsst ihr Geld der Rücklage entnehmen (in Höhe des Defizites), damit der Plan ausgegelichen ist. Ihr müsst also den Betrag des Finanzierungssaldos in den Titel 359.01 - Entnahme aus allgemeiner Rücklage eintragen.
- Saldo ist positiv. Ihr werdet mehr Geld einnehmen als ihr auszugeben plant. In diesem Fall müsst ihr das Geld der Rücklage zuführen. Dazu tragt ihr den Betrag des Finanzierungssaldos in den Titel 919.01 - Zuführung zur allgemeinen Rücklage ein.
- Nun müssen noch die Rücklagen geplant werden.
Die Rücklage wird immer am ersten Tag (1.1.) und am letzten Tag des Haushaltsjahres (31.12.) betrachtet. Die Rücklage bildet sozusagen euer Vermögen bzw. Erspartes ab. Die Rücklage ist immer die Summe aus dem Bestand eurer Barkasse und eurem Kontostand. Ihr müsst lediglich die Rücklage zum 1.1. eintragen, die hinterlegten Formeln im Musterplan rechnen dann die geplante Rücklage am Ende des Jahres aus. Wenn hierbei die Rücklage am 31.12. negativ wird, habt ihr ein Problem, da ihr mehr Geld ausgeben wollt, als euer FSR besitzt. Solch ein Plan ist nicht genehmigungsfähig.
Haushaltsrechtliche Stellung der Fachschaften und FSR
Das Verhältnis von rechtlicher Selbstständigkeit und Fachaufsicht durch den AStA
Die Studierendenschaft der Universität Greifswald ist in Mecklenburg-Vorpommern als sogannte Teilkörperschaft des öffentlichen Rechtes organisiert. Alle immatrikulierten Studierenden sind demnach Mitglieder der Studierendenschaft. Das Landeshochschulgesetz (LHG) in MV erlaubt es der Studierendenschaft sich in Fachschaften zu glieder, wobei jede Fachschaft bei uns durch einen FSR vertreten wird. Hier schreibt das LHG M-V: Fachschaften vertreten die fachlichen Belange der ihnen angehörenden Studierenden und sind an die Weisungen des Studierendenparlamentes oder anderer Organe der Studierendenschaft nicht gebunden. (§ 25 Abs. 4 LHG M-V)
Das bedeutet, dass Fachschaften und die vertretenden FSR sogenannte rechtlich unselbstständige Gliedkörperschaften der Studierendenschaft bilden. Rechtlich unselbstständlich heißt, dass euch eure Aufgaben und Rechte konkret durch ein Gesetz (das LHG) oder durch eine Satzung oder Ordnung übertragen werden muss. Andere Aufgaben als die gesetzlich vorgesehenen könnt ihr demnach nicht wahrnehmen.
Rechtliche Selbstständigkeit heißt, dass ihr an die Weisungen des StuPa oder AStA nicht gebunden seid. Ihr dürft eure eigenen Geschäfte und Finanzen selbst organisieren. Deswegen stellt ihr auch selbst euren Haushalt auf und nicht der AStA für euch. Ihr dürft eure Mittel selbst ausgeben und die Auszahlung anordnen. Eure Eigenverantworlichkeit steht somit auf der einen Seite.
Auf der anderen Seite ist der AStA-Referent für Finanzen und Personal aber für die Ausgaben und Einnahmen der Studierendenschaft als Ganzes (also inklusive ihrer Fachschaften) verantwortlich. Vor diesem Hintergrund hat die*der Referent*in durchaus korrespondierende Befugnisse und Kontrollrechte und darf in fachlichen (also haushalts-, steuer- oder beschaffungsrechtlichen Themen) Belangen Weisungen erteilen.
Haushaltssystematik
Die Nummerierung und Bezeichnung von Haushaltstiteln folgt einer bestimmten Systematik, die in den Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik (VV-HS) festgelegt sind. In der Studierendenschaft nutzen alle FSR die gleichen Titel und Musterpläne, damit eine unkomplizierte Verarbeitung sowohl beim AStA wie auch bei unserem Steuerberater sichergestellt ist. Daher sind stets die Musterhaushaltspläne zu nutzen und Änderungen daran nur in Absprache mit dem AStA zulässig.
Haushaltstitel
siehe auch Haushaltsplan.
Als Haushaltstitel (auch kurz: Titel) bezeichnet man in der Kameralistik die unterste Gliederungsebene des Haushaltsplanes.
Innenbewirtung
Die Innenbewirtung (auch Selbstbewirtung oder Innenrepräsentation) ist verboten. Das bedeutet, dass ihr für euch als Fachschaftsrat nicht auf Kosten eurer Fachschaft Getränke und Speisen kaufen und verzehren dürft. Dies bedeutet auch, dass bei Veranstaltungen (bspw. Grillabende) Mitglieder des Fachschaftsrates nicht bevorzugt werden dürfen (bspw. durch kostenfreies Essen).
Jahresabschluss
siehe Jahreshaushaltsrechnung
Jahreshaushaltsrechnung
Mit Ablauf des Haushaltsjahres (31.12.) soll innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres die Jahreshaushaltsrechnung aufgestellt werden. Dabei werden die Ist-Zahlen also die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Haushaltsjahres ausgewertet.
Kameralistik
Kameralistik bezeichnet die Form der Buchführung, die vor allem in der öffentlichen Verwaltung und damit auch in der Studierendenschaft Anwendung findet. Bei der Kameralistik werden lediglich die Ausgaben und Einnahmen betrachtet, die über einen Haushaltsplan antizipiert werden.
Ein Problem der Kameralisitk ist aber, dass keine Vermögensbewertung erfolgt, denn das Vermögen (sowohl in Geldvermögen wie auch Inventar und Sachmittel) eures FSR werden im Plan nicht erfasst.
Landeshaushaltsordung (LHO)
Die Landeshaushaltsordnung (LHO) und ihre Verwaltungsvorschriften (VV) beinhaltet abstrakt alle Regeln und Vorschriften für die Verwaltung die im Zusammenhang mit dem Haushaltsrecht stehen. Die LHO M-V findet ihr hier.
Mehrwertsteuer
siehe Umsatzsteuer
Rechnungen
Anforderungen und Eigenschaften
Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die Rechnung. Für ein Unternehmen und auch für uns in der Studierendenschaft bildet dieses Dokument oft auch die Grundlage für den Vorsteuerabzug.
Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben werden im § 14 Abs. 3 und 4 Umsatzsteuergesetz geregelt und im Folgenden aufgeführt.
Rechnungsanforderungen:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger), wichtig: Anschrift des FSR
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
- das Ausstellungsdatum
- eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
- die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
- Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
- angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
Kleinbetrags-Rechnungen (Kassenbons)
Für Rechnungen, deren Betrag nicht größer als 250 Euro ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Punkte enthalten.
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
- das Ausstellungsdatum
- die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
- die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
- angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
Rücklage
Die Rücklage ist sozusagen die finanzielle Reserve eures Fachschaftsrates. Sie setzt sich aus dem Bestand der Barkasse und dem eures Kontos zusammen. Sie dient zur Abfederung ungeplanter Ausgaben oder zur Rücklage von Geld für größere Anschaffungen.
Selbstbewirtung
siehe Innenbewirtung
Spenden
Spenden sind Zuwendungen an eure Fachschaft, die frei von jeglicher Gegenleistung und gemeinnützig sind. Sie sind vom Sponsoring abzugrenzen.
- Gegenleistungsfrei: die Spendenden “profitieren“ nicht davon, heißt: keine Nennung, keine Werbung, kein Anbringen von Logos, keine Ansprüche gegen den FSR, keine Rechte bei Veranstaltungen präsent zu sein, etc.
- gemeinnütziger Zweck: ergibt sich aus § 52 Abgabenordnung (AO), u.a.: Förderung von Wissenschaft & Forschung (§ 52 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 AO), Studierendenhilfe (ebd. Nr. 7). Feiern, Partys, Tombolas usw. sind keine gemeinnützigen Zwecke und können damit auch nicht begünstigt werden.
Wichtig: Nur der AStA darf Spendenbestätigungen ausstellen.
Arten von Spenden:
- Geldspende: Geld wird an euren FSR gespendet.
- Sachspende: Sachmittel werden an euren FSR gespendet, wichtig ist auch hier: die Sachen/Gegenstände müssen unmittelbar einem begünstigten Zweck dienen (bspw. Lehrbücher, Labormaterialien) und es müssen konkrete Nachweise über den Wert der gespendeten Sachen beigebracht werden.
- Aufwandsspende: Ein Unternehmen (o.ä.) leistet für euren FSR Arbeit und verzichtet nach Rechnungsstellung darauf, dass ihr die Rechnung bezahlen müsst, spendet also seine Arbeitsleistung. Auch hier gilt, dass die Leistung einem gemeinnützigem Zweck dienen muss (bspw. Verzicht auf ein Vortragshonorar). Damit eine Aufwandsspende vorliegt, muss erst eine Rechnung gestellt werden und im Anschluss daran muss der Rechnungssteller schriftlich erklären, dass er auf die Zahlung zugunsten einer Spende verzichten will
Ablauf der Spenden:
- Spende geht ein
- Spendende*r muss eine Erklärung abgeben, dass die Zuwendung gegenleistungsfrei ist. Diese Erklärung findet ihr hier.
- Spendeneingangsdatum, Name, Anschrift des Spenders und die Erklärung an den AStA weitergeben.
- der AStA stellt die Bescheinigung aus.
Steuern
Die Studerendenschaft und die Fachschaften müssen für wirtschaftliche Einnahmen Steuern entrichten. Unter wirtschaftlichen Einnahmen versteht man hier vereinfacht gesagt alle Einnahmen, die keine ordentlichen Fachschaftsgelder, Spenden oder Zuwendungen (etwa Projektförderungen etc.) darstellen. Solche Einnahmen sind beispielsweise Eintrittsgelder für Feiern oder Einnahmen aus Grillabenden der Fachschaft. Für solche Einnahmen muss in jedem Fall die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) abgeführt werden. Die Studierendenschaft als komplette Körperschaft stellt eine Steuerschuldnerin dar, darum muss nicht jeder FSR seine Steuern selbst abführen, sondern die Studierendenschaft als Ganzes.
Dennoch ist jeder FSR für sich auch ein sogenannter Betrieb gewerblicher Art (kurz BgA), also eine eigenständige und abgegrenzte wirtschaftlich agierende Einheit. Sofern euer FSR pro Jahr nicht mehr als 30.000 € steuerpflichtige Einnahmen erziehlt, müsst ihr lediglich die Umsatzsteuern entrichten. Bei Einnahmen über 30.000 € kommt ggf. dann noch die sogenannte Körperschaftssteuer hinzu.
Überweisung
siehe Auszahlungsanordnung.
Umsatzsteuer
siehe auch Steuern. Auf Umsätze, die nicht im Zusammenhang mit euren gesetzlichen Aufgaben stehen sondern wirtschaftlicher Natur sind (bspw. Feiern, Fachschaftspartys, Bälle, Verkauf von Büchern, etc.) müssen wir Steuern an das Finanzamt abführen.
Vorläufige Haushaltsführung
Liegt zum Beginn des neuen Haushaltsjahres (bei der Studierendenschaft entspricht das Haushaltsjahr dem Kalenderjahr), also am 1.1. eines neuen Jahres kein vom Fachschaftsrat beschlossener und vom Referat für Finanzen und Personal genehmigter Haushaltsplan vor, gilt für den Fachschaftsrat die sogenannte vorläufige Haushaltsführung.
In diesem Fall dürfen bis zum Inkrafttreten des neuen Haushaltes nur solche Ausgaben geleistet werden, die sich aus den bisherigen Planansätzen des vorigen Jahres ergeben sowie dringend und unaufschiebbar sind, Art. 62 Verfassung M-V.
Pro Monat dürfen so nur 1/12 der Planausgaben des letzten Haushaltsplanes geleistet werden. Wenn bei bestimmten Ausgabentiteln im vorigen Plan keine Mittel eingeplant wurden, dürfen dort in der vorläufigen Haushaltsführung keine neuen Gelder ausgegeben werden.
Vorsteuer
siehe auch Steuern. Wenn ihr für nicht-hoheitliche Dinge (sogennante Betriebe gewerblicher Art (BgA)) Geld ausgebt, beinhaltet der gezahlte Preis in der Regel auch einen gewissen Teil Steuern, die der Zahlungsempfänger wiederum an das Finanzamt abzugeben hat. Die Steuern bei Ausgaben werden uns (wenn die Rechnungen korrekt gestellt sind und die Voraussetzungen vorliegen) wieder erstattet, wodurch die Umsatzsteuerlast sinkt.